مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس

ارتباط صوتی و تصویری برای اثر گذاری بیشتر و گرفتن نتایج بهتر

ملاقات چهره به چهره و استفاده از زبان بدن روشی موثر برای بیان احساسات و ارتباط بهتر است که در ویدیوکنفرانس این مزیت حاصل میگردد. همچنین ویدیو کنفرانس قابلیت دریافت ورودی صوتی و تصویری از تجهیزات جانبی نظیر ویدئو ، دوربین های اضافه ، کامپیوتر غیره و نمایش آن برای طرف مقابل را دارا هستند که این تجهیزات در یک جلسه عادی رودررو نیز برای ارائه بهتر مطالب استفاده میگردند .


از گذشته های دور تا به امروز رساندن پیام و برقراری ارتباط یکی از مهمترین نیازهای بشر بوده و هست و همین اهمیت باعث رشد  چشمگیر و سریع روشها و سیستمهای پیام رسان در تاریخ بشر شده و هنوز هم این روند با سرعت بیشتری نسبت به گذشته ادامه دارد.
ابتدا پیک های سواره یا پیاده برای رساندن پیام شفاهی یا کتبی کار برقراری ارتباط را شروع کردند. در این روش خطرات زیادی این پیک ها را تهدید میکرد و پیامها با شانس کمی و با صرف زمان طولانی به مقصد میرسیدند. از طرفی رسیدن جواب از طرف مقابل باز با همین مشکلات مواجه بود. حال فرض کنید اگر قرار بود مذاکره ای از این طریق صورت گیرد چه مدت زمان نیاز داشت.
ارتباط یک طرفه که در آن پیام یک طرف به سمت مقابل ارسال و پس از آن جواب با صرف زمان به دست ارسال کننده میرسید با اختراع تلگراف به نهایت تکامل خود رسید و میتوان گفت اختراع تلفن عصر جدیدی را در ایجاد ارتباط آغاز کرد و انقلابی را در این صنعت بوجود آورد. تلفن برای اولین بار توانست ارتباط زنده ( صوتی ) را برای بشر به ارمغان آورد. تلفن به سرعت رشد کرد و همه گیر شد ولی هنوز چیزی کم بود و آن بیان احساسات و یا نمایش آنچه در مورد آن صحبت میشد ، بود. با ارتقای کیفیت خطوط و تجهیزات تلفن ، کیفیت ارتباط ارتقا یافت ولی هنوز کامل نشده بود.
میتوان گفت تلفن تصویری شروعی بر عصر تازه ارتباط و خلق سیستمهای ویدئو کنفرانس است. با این تلفنها چهره طرف مقابل قابل مشاهده گردید ( البته با کیفیت پایین ). بستر خطوط تلفن مناسب ارسال و دریافت  حجم بالای داده ها که مورد نیاز برای مشاهده تصویر با کیفیت است ، نبود. ولی شبکه های رایانه ای ظرفیت عبور اطلاعات بسیار بیشتر از آنچه برای این منظور نیاز است را دارند. بنابراین ارتباط صوتی و تصویری به این بستر انتقال یافت. وقتی کیفیت این ارتباط قابل قبول شد ، راه برای ایده برگزاری جلسات بطور زنده و با در نظر گرفتن کلیه نیازها قوت گرفت و منجر به خلق سیستمهای ویدیوکنفرانس شد.
در حال حاضر سیستمهای ویدیوکنفرانس تمام آنچه را که  از یک ارتباط انتظار میرود برآورده میکند و شاید تنها چیزی که بتواند دوباره انقلابی را در این حوزه ایجاد کند ، ارسال و دریافت اجسام یا موجودات باشد.
اکنون که سیستم های ویدئو کنرانس توانایی ارسال و دریافت تصاویر را با کیفیت خوب دارا هستند ، کار ساده ای است که چیزی را که توصیف آن توسط توضیح شفاهی مشکل یا غیر ممکن بود ، به سادگی مقابل دوربین قرارداده و برای طرف مقابل به نمایش گذاشت که به سرعت و با کمترین توضیح بتواند منظور ما را درک کرده و با دقت بیشتری در مورد آن تصمیم گیری کند.

صرفه جویی در زمان

زمان یکی از مهمترین سرمایه های هر شخص یا موسسه است که بر خلاف سرمایه های مادی بی بدیل بوده و زمان از دست رفته را هیچ چیز جبران نمیکند. نمیتوان جلوی گذر زمان را گرفت ولی میتوان بهترین استفاده را از زمان برد. سیستم ویدیو کنفرانس زمان جابجایی افراد جهت شرکت در جلسه را به اندازه فشار چند دکمه کاهش میدهد .
یقینا برای شما هم اتفاق افتاده که برای یک جلسه کوتاه مدت مجبور به یک سفر درون شهری یا بین شهری شده اید. ترافیک و مشکلات رسیدن به پایانه ها یا فرودگاه ، تاخیر حرکت یا پرواز، کاهش کارایی ناشی از خستگی سفر ، نیاز به زمان استراحت برای آمادگی مجدد پس از سفر ، همگی زمانهای ارزشمندی هستند که با کمترین بازدهی تلف میشوند. در حالیکه می توانستید در این مدت کارهای زیادی انجام دهید. اینک محاسبه کنید که چند ساعت در سال صرف چنین سفرهایی می شود. اگر این رقم را برای کل مجموعه خود محاسبه کنید به رقم قابل توجهی خواهید رسید که حتما نیاز به راه حل جایگزین را ثابت میکند.
اینک موسسه ای را در نظر بگیرید که دارای دفاتر ، شعبات یا نماینده گی های متعدد در سراسر کشور یا جهان است و یا کارشناسانی را در مناطق مختلف در اختیار دارد. علاوه بر زمان تلف شده برای سرکشی یا جمع کردن افراد مستقر در این نقاط پراکنده ، موضوع همزمانی این گردهمایی معضلی بزرگتر است که میتواند اینکار را تا حد غیر ممکن پیش ببرد. در حالیکه اگر قرار باشد تمام شرکت کنندگان در همان محل کار خود تنها ساعتی را برای شرکت در جلسه اختصاص دهند نه تنها این کار غیر ممکن نیست بلکه کاری ساده خواهد بود که باعث میشود چنین جلساتی با فاصله زمانی کمتر تکرار و هماهنگی بین نقاط مختلف را افزایش و استفاده از منابع انسانی مثل کارشناسان را بهینه سازد.
سیستم های ویدئوکنفرانس همان راه حل منطقی برای چنین مشکلاتی است. با استفاده از ویدیوکنفرانس تنها با شماره گیری مانند تلفن میتوانید با طرف مقابل ارتباطی به مانند جلسه حضوری برقرار نموده و زمان زیادی را برای خود پس انداز کنید. ممکن است صرفه جویی در وقت اثر رقمی و مستقیم خود را بلافاصله نشان ندهد ، ولی مطمئنا مدیران هوشیار ، قادر به تشخیص اثر استفاده بهینه از وقت ، در شاخصهای مهم دیگر مجموعه هستند. تنها به همین یک دلیل و با بررسی آمار و ارقام برای یک مجموعه واقعی میتوان گفت که سیستم ویدئوکنفرانس به فاصله کوتاهی هزینه اجرا را مستهلک و پس از آن به عاملی برای سودآوری تبدیل میگردد.

صرفه جویی در هزینه

اگر هزینه های مستقیم و غیر مستقیم شرکت در یک جلسه حضوری را محاسبه کنیم به ارقام تکان دهنده ای میرسیم که این هزینه ها با بعد مسافت به صورت نمایی افزایش پیدا میکند درحالیکه با استفاده از سیستمهای ویدیوکنفرانس ، فاصله معنایی نداشته و کلیه شرکت کنندگان بدون جابجایی میتوانند در جلسه حاضر شوند
هزینه های مستقیم سفر مدیران که مشتمل بر بلیط ، رفت و آمد ، استهلاک وسایل نقلیه ، سوخت ، اقامت ، حق ماموریت ، خوردو خوراک و پذیرایی است ، سالانه بخش عمده ای از بودجه نقدی موسسات را به خود اختصاص میدهد. کلیه مراکزی که چنین هزینه هایی را در آمارها و محاسبات خود دیده اند به فکر راه حلی نیز برای جذب این نقدینگی و صرف آن در امور مهمتر نیز بوده اند که سیستمهای کنفرانس صوتی  ( Audio Conference ) نمونه ای از این تلاشها میباشد.
اینک دستگاههای ویدیوکنفرانس این نوید را به صاحبان بنگاههای اقتصادی ، تجاری و تولیدی میدهد که دیگر زمان صرف هزینه های کلان برای برگزاری جلسات به سر آمده است و ارتباط نیز به دلیل وجود جلوه تصویری ، ارتباطی کامل بوده و هیچ چیز از جلسه حضوری کم نخواهد داشت.
مبلغ هزینه های مستقیم سفر ، در مقایسه با هزینه های غیر مستقیم ، که آسیب به محیط زیست و انتشار گازهای گلخانه ای تنها نمونه هایی از آن هستند ، ناچیز است. در حال حاضر در مرحله ای از بحران گرم شدن کره زمین هستیم که شاید فرصت زیادی برای جلوگیری از یک فاجعه و انهدام کره زمین نداریم.
هزینه مخفی دیگری که این روشهای سنتی ملاقات تحمیل میکنند ، کاهش حضور و نظارت مدیران یا کارشناسان یک مجموعه است. در زمان سفر درحالیکه یک مدیر یا کارشناس هزینه های خود را همچنان برای موسسه دارد ، ولی از نظر کارامدی در حداقل شرایط بازدهی خود است.  حتی اگر مرتبا این مدیر در جریان اتفاقات درون محل کار خود قرار گیرد ، باز نمیتواند به اندازه زمانی که خود در محل کار خود حاضر بوده ، شرایط را درک و تصمیم مطمئنی را بگیرد.
سیستم های ویدئو کنفرانس با رفع نیاز از سفر جهت مذاکرات و ملاقات های رودر رو ، میتوانند مانع صرف هزینه های هنگفت مستقیم و غیر مستقیم باشند.

کاهش ریسک های احتمالی

تهدیدات زیادی برای شرکت کنندگان و برنامه های هماهنگ شده یک جلسه حضوری وجود دارد مثل حوادث ، تاخیریا خرابی وسایل نقلیه یا نرسیدن سخنران اصلی به جلسه  که با استفاده از فناوری ویدیوکنفرانس کلیه این تهدیدات به حداقل میرسد.
عوامل زیادی یک سفر یا برگزاری یک جلسه راتهدید میکنند. در سفر ، تصادفات ، خرابی وسیله نقلیه ، بدی آب وهوا ، کنسل شدن برنامه حرکت یا پرواز ، عدم صدور روادید ، خرابی راهها ، فعالیتهای تروریستی ، راهزنی و غیره که هریک میتواند مشکلات زیادی را برای مسافر بوجود آورده و حتی منجر به فاجعه ای جبران ناپذیر گردند. درمورد برگزاری جلسه نیز عواملی مثل نرسیدن برگزار کنندگان ، غیبت یا تاخیر عناصر کلیدی جلسه ، مهیا نشدن وسایل و تدارکات ، آماده نشدن محل برگزاری  و هزاران عامل دیگر میتوانند منجر به شکست برنامه های از پیش تعیین شده و افت ارزش و شخصیت موسسه گردند.
از طرفی فتاوری ویدیوکنفرانس میتواند ، بدون نیاز به سفریا تدارک و هماهنگی فبلی ، ظرف چند ثانیه جلسه ای را بین اعضا برگزار کرده و در واقع تمام این تهدیدات را حذف نماید. و این به معنای دوری از خسارات بعضا مصیبت بار یا جبران ناپذیر این تهدیدات.

ارتباط دائم با کارشناسان مختلف

دریافت نظر کارشناسان و رایزنی با انها یکی از حیاتی نرین فعالیتهای یک بنگاه اقتصادی است در این زمینه فناوری ویدئوکنفرانس میتواند خدمت بزرگی را به بنگاههای اقتصادی عرضه کند.
فعالیت اقتصادی در دنیای پیشرفته و رقابتی امروز ، با شیوه های قدیمی ، که در آن یک نفر با اتکا بر دانش و درک خود ، کلیه تصمیمات مربوط به مجموعه خود را میگرفت ، امکان پذیر نیست. امروزه موسسات در هر موردی نظر کارشناسان را جویا و تصمیمات خود را بر اساس نتایج مشاوره با این کارشناسان میگیرند چون مجالی برای اشتباه وجود ندارد. در این میان آنهایی که بیشترین مشاوره را دریافت میکنند ، تصمیمات پخته تر و موثرتری را اتخاذ مینمایند. حتی بعضا زمان نقشی حیاتی را در این زمینه بازی میکند و خط تولید یا بخشهای حیاتی دیگر مجموعه معطل تصمیم کارشناس است. این در حالی است که کارشناسان نیز بعضا در چند موسسه به عنوان مشاور همکاری میکنند و فرصت محدودی برای ارایه خدمات به یک موسسه را دارند. چنانچه هر دو طرف یعنی کارشناس و بنگاه اقتصادی به سیستم ویدیوکنفرانس مجهز باشند ، از طرفی بنگاه با سهولت به کارشناس دسترسی داشته و از طرف دیگر کارشناس میتواند مدت بیشتری را به کار خود بپردازد و دامنه فعالیت خود را گسترش دهد.
در همین مشاوره چنانچه نیاز به نمایش یک قطعه یا محصول یا سند و توضیح روی آن باشد ، ویدیوکنفرانس با قابلیتهایی که دارد میتواند تصاویر را همراه توضیحات برای طرف مقابل نمایش داده و بیشترین بهره را از این مشاوره عاید هردو طرف نماید.
در مواردی که برای یک تصمیم مهمترنیاز به دریافت نظرات چند کارشناس و رایزنی آنها باهم باشد ، هماهنگی برای گردهم آیی این کارشناسان در یک زمان و در یک محل ، کاری دشوار است که این دشواری میتواند کار را تا مرز غیر ممکن پیش ببرد. در حالیکه ویدیوکنفرانس به دلیل سهولت برقراری ارتباط این غیر ممکن را تا حد کاری عادی و ساده ، ممکن میسازد.